ПОПЕРДНІЙ РОЗГЛЯД І РОЗПОДІЛ ДОКУМЕНТІВ

Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють працівники служби діловодства і саме в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються зразу ж. Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву установи, але без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу. Документи, адресовані структурним підрозділам або посадовим особам, передаються за призначенням без попереднього розгляду.

Основна мета попереднього розгляду полягає у відбиранні документи, які має розглядати керівництво. Щодо решти документів, то слід з’ясувати, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька груп залежно від того, скільки заступників має керівник і хто з них уповноважений розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує строки та інстанції проходження документів. Водночас це можливо лише за умови делегування певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.

Під час попереднього розгляду кореспонденції використовують внутрішні довідники: примірний перелік документів, які розглядає керівник; перелік посадових осіб та їх обов’язків; технологічні схеми послідовності експедиційного опрацювання і розподілу різних видів документів тощо.

Під час ознайомлення зі змістом вхідних документів, працівник служби діловодства (секретар), який виконує цю роботу, визначає, кому вони мають бути передані. При цьому береться до уваги не адресат, зазначений на документі (здебільшого кореспонденція адресується керівникові установи), а його зміст. Під час диспетчеризації документів, що надійшли до установи, враховуються:

• важливість змісту;

• вид документа (закон, постанова, наказ, лист, звіт тощо);

• складність порушених питань;

• місце установи-адресанта в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;

• авторство, тобто соціальний стан особи – автора документа;

• терміновість виконання документа.

Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - звільнити керівника від зайвого потоку документів та розгляду другорядних питань. Керівникові установи мають передаватися найважливіші за змістом документи, перш за все: вищих органів, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, повторні й колективні звернення громадян, телеграми і телефонограми з екстрених питань, що потребують невідкладного прийняття рішення на рівні керівника, а також інші документи, що містять важливу інформацію і потребують розв’язання керівником. У середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від усієї документації.

З метою інформування керівника установи складається список, у якому зазначається, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому її передано, що зроблено. Завдяки цьому керівник має можливість ознайомитися з документами, що становлять для нього найбільший інтерес. Окрім того, з багатьма документами керівник установи ознайомиться, підписуючи відповіді на них. При цьому він зможе оцінити, наскільки різні працівники здатні самостійно вирішувати питання. Заступниками керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.

Документи мають передаватися керівництву чи виконавцям у день надходження до установи. Якщо документ повинен виконуватися кількома структурними підрозділами або особами, то з його копіюють або встановлюється черговість виконання. У великих установах попередній розгляд документів здійснює досвідчений працівник, який має необхідну кваліфікацію і повноваження для цього, як правило, – завідувач служби діловодства. В установах таку роботу доручають секретарю.

Таким чином, працівник, який попередньо розглядає документи, має доступ до всієї кореспонденції, яка надходить до установи. Керівник повинен довіряти такому працівникові та цілком покладатися на нього. Працівник в свою чергу має суворо дотримуватися службової етики і не розголошувати інформацію, що міститься в службових документах. У процесі попереднього розгляду кореспонденції варто за допомогою картотеки з’ясовувати, чи здійснювалося раніше листування з цього питання. Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше надіслані документи і, за необхідності, всі разом передають керівникові. Якщо для ухвалення рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальна за розгляд кореспонденції особа (секретар) має підібрати ці документи і надати керівникові. При ознайомленні з призначеною для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в ній основні моменти: підкреслити важливу фразу або скласти коротку записку.

Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті, зміст яких не підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за призначенням. Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст документа. Це робиться з тією метою, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в реєстраційні форми, не аналізуючи документ. Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи.

Отже, документи обов’язково передаються за призначенням без попереднього розгляду, але ті, які адресовані структурним підрозділам або посадовим особам. Основною метою попереднього розгляду є відбирання документів, які має розглядати керівництво.
Залишати коментар дозволено лише зареєстрованим користувачам. Процедура займе зовсім небагато часу, і ви зможете швидко добавити відгук.

Авторизуватися

Вперше на KovelPost? Приєднуйтесь