Виникнення та особливості професії секретаря

На сьогоднішній день існує низка професій, які користуються популярністю: юрист, дизайнер, косметолог, секретар та ін. Актуальність та мета дослідження – прослідкувати історію виникнення та довести важливість правильно обрати спеціальність, на прикладі професії секретаря.

Секретарі з’явилися в Стародавньому Римі як „охоронці чужих секретів”. З секретарів виділилась професія нотаріуса. Секретар – це обличчя фірми, від поведінки якого залежить не лише престиж підприємства, але й успіх партнерів та клієнтів фірми.

Певна річ, що секретар повинен бути ретельно, охайно і продумано одягнутий, готовий швидко та кваліфіковано виконати усі доручення, вміти спокійно та впевнено вирішувати поточні проблеми. Секретар має володіти даром відчувати особливості кожної справи, щоб знаходити вихід зі складних ситуацій.

Секретар повинен уміти ефективно розподіляти всій час, щоб вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Іноді йому доводиться робити й разові доручення, наприклад, передавати гроші, відвідувати хворого колегу і т. д.

Через секретаря здійснюється зв’язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоці інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її, часто визначає ефективність роботи відділів і навіть всієї установи.

Важливу роль відіграє професійна базова підготовка секретаря, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря – знання: 1) необхідні для ефективної участі в інформаційно-документному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння технічними засобами); 2) пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв’язками; 3) правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми та її співробітників; 4) що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми та її адміністрації (під час підготовки нарад, прийомі відвідувачів, діловій переписці та переговорах та ін.).

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями: мати професійний імідж та хорошу пам’ять; добре володіти усним мовленням і граматикою; орієнтуватися у часі; уміти оформляти документацію та вести ділову переписку керівника; тримати в порядку документацію та швидко знаходити необхідні папери; володіти комп’ютерними програми; бути енергійним та виявляти ініціативу; знаходити взаєморозуміння з колегами та клієнтами; підтримувати ефективну роботу офісу під час відсутності шефа; за потреби контролювати фінанси офісу; зберігати конфіденційність.

Без необхідних знань, умінь та навичок секретар не справиться зі своїми обов’язками: оформленням і розсилкою розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів і т. п.; підготовкою проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів; оформленням протоколів розсилок та виписок з них; аналізом довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями щодо них; підготовкою і своєчасною розсилкою матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з’їздів; прийомом і реєстрацією заяв, пропозицій і скарг від громадян; прийомом, реєстрацією, зберіганням, обліком, доставкою по підрозділах і розсилкою вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовкою справ до здачі на зберігання в архів.

Крім роботи з документами, до обов’язків секретаря відносять функції з бездокументного обслуговування: технічне забезпечення роботи керівника; підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад; організація прийому працівників та відвідувачів; телефонне обслуговування; організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; стенографування; контроль за святковими та ювілейними датами; обробка пошти; машинопис; збір ділової інформації та її реферування для доповіді керівника; ведення табеля обліку робочого часу і т. д. Перераховані службові обов’язки можуть бути обмежені і доповнені іншими.

Отже, робота секретаря вимагає відповідальності, компетентності, уваги та вміння розподілити час для вирішення важливих питань. Її недоліками є постійна нестача часу, робота в умовах стресу.
Залишати коментар дозволено лише зареєстрованим користувачам. Процедура займе зовсім небагато часу, і ви зможете швидко добавити відгук.

Авторизуватися

Вперше на KovelPost? Приєднуйтесь

KovelX - безкоштовні оголошення

Photo KovelX
2 100 $
Photo KovelX
1 400 $
Photo KovelX
75 грн.
Photo KovelX
210 грн.
Photo KovelX
1 800 грн.
Photo KovelX
1 700 грн.
Photo KovelX
15 грн.
Photo KovelX
15 грн.
Photo KovelX
70 грн.
Photo KovelX
3 898 грн.
Photo KovelX
1 470 грн.
Photo KovelX
2 590 грн.
Photo KovelX
26 399 грн.
Photo KovelX
3 600 грн.
Photo KovelX
410 грн.

Читайте нас також: